1        Finalidad

 

El Código General de Conducta (en adelante, el “Código” o el “CGC”) tiene como objeto proporcionar una serie de pautas que han de regir la actuación de todos los empleados, colaboradores, proveedores, clientes y, en general, cualquier entidad o persona que desarrolle relaciones profesionales y económicas con nosotros. Todo ello conforme no sólo a la legislación vigente, sino también conforme a los principios éticos y de responsabilidad social de OASYS.

Asimismo, el CGC responde a las nuevas obligaciones de prevención penal impuestas en el ámbito de la responsabilidad penal de las personas jurídicas. En determinadas materias específicas que precisan de una regulación detallada o específica, el CGC se complementará con dichos procedimientos y protocolos de cumplimiento normativo o buenas prácticas empresariales.

 

2       Ámbito de aplicación

 

El presente Código es de aplicación a los miembros de los órganos de administración y a todos los empleados y colaboradores de OASYS, con independencia de su nivel jerárquico o de su ubicación geográfica o funcional.

Aquellos profesionales de OASYS que, en el desempeño de sus funciones, gestionen o dirijan equipos de personas deberá, además, velar por que los profesionales directamente a su cargo conozcan y cumplan el CGC y liderar con el ejemplo, siendo referentes de conducta en OASYS.

Asimismo y en la medida en que les afecte, también es de aplicación el presente Código a los proveedores y clientes con los que se mantengan relaciones profesionales y/o económicas.

 

 

Principios éticos de OASYS

 

Los principios éticos de la organización constituyen los pilares en los que se asienta la actividad de OASYS, de forma que todos los empleados y personas relacionadas con nosotros deben conocerlos y tenerlos en cuenta a la hora de desempeñar sus funciones. Tales principios son los siguientes:

 

3       No discriminación e igualdad de oportunidades

 

OASYS promueve una cultura de tolerancia cero con la discriminación por razón de raza, color, nacionalidad, origen social, edad, sexo, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social de sus profesionales, así como la igualdad de oportunidades entre ellos.

No debes permitir que se discrimine a otro por cualquiera de estas razones. Si se da el caso, debes comunicar dicha actuación inmediatamente al Órgano de Control a través del canal de denuncias, tal y como se explica al final del presente CGC.

 

4       Respeto a las personas

 

El acoso, el abuso, la intimidación, la falta de respeto y consideración o cualquier tipo de agresión física o verbal, son inaceptables y no se permitirán ni tolerarán en OASYS. Todos deben promover el respeto a las personas, especialmente quienes desempeñen funciones de dirección, pues deben ser un ejemplo a seguir promoviendo a todos los niveles de OASYS unas relaciones basadas en el respeto por la dignidad de los demás, la participación, la equidad y la colaboración recíproca, propiciando un ambiente laboral respetuoso a fin de lograr un clima de trabajo y relación profesional positivo. En resumen, compórtate con tus compañeros como quieres que ellos se comporten contigo.

Debes evitar cualquier forma de acoso (ya sea sexual, laboral o personal) y cualquier tipo de comportamiento que genere un ambiente de trabajo intimidante, hostil, humillante u ofensivo. Si tuvieras conocimiento, indicios o sospechas de que se está produciendo este tipo de situaciones, debes comunicar dicha actuación al Órgano de Control.

 

5       Objetividad en la selección, contratación y promoción

 

OASYS promueve la igualdad de trato entre hombres y mujeres en lo que se refiere al acceso al empleo, a la promoción de profesionales y a las condiciones de contratación. Los empleados que intervengan en los procesos de selección, contratación y/o promoción profesional deben guiarse con objetividad en sus actuaciones y decisiones, sin tener en cuenta cualquier factor que pueda alterar la objetividad de la decisión.

Debes evaluar a los candidatos atendiendo exclusivamente a los méritos académicos y profesionales, viendo que sus cualidades se adapten a las necesidades de OASYS.

 

6       Seguridad y salud laboral

 

La seguridad y la salud en el trabajo es una de las prioridades de OASYS, que procura una mejora continua de las condiciones laborales y adopta todas las medidas preventivas exigibles conforme a la legislación vigente y cualesquiera otras que se pudieran establecer en el futuro. Además, ofrece formación a los empleados sobre los riesgos de sus puestos de trabajo y las medidas que deben seguir para prevenirlos.

Debes, por lo tanto, fomentar, respetar y cumplir las normas de seguridad y salud laboral, cuidando de tu seguridad y la de tus compañeros e informando de cualquier situación de riesgo que pueda darse al Órgano de Control según lo establecido en el presente CGC.

 

7       Protección del Medio Ambiente

 

Los sujetos a los que se dirige este CGC, en el ámbito de sus competencias, deben comprometerse activa y responsablemente con la conservación del medio ambiente, respetando las exigencias legales y siguiendo las recomendaciones y procedimientos establecidos para reducir el impacto medioambiental de las actividades desarrolladas por OASYS.

 

 

Pautas generales de conducta

 

El Código establece unas pautas de comportamiento que todos los profesionales vinculados a OASYS deben conocer y seguir para poder desarrollar sus funciones de acuerdo con los principios éticos de OASYS. En este CGC no se prevén todas las situaciones posibles que puedan darse en la práctica, sino que se establecen una serie de pautas generales con la finalidad de orientar la conducta de los profesionales y, en su caso, resolver dudas que puedan surgir en el desarrollo de su actividad profesional.

Además de estas pautas generales, se prevén en el presente CGC unas pautas de conducta para un comportamiento íntegro y diligente con OASYS, y unas pautas de conducta con terceros.

OASYS espera que cada una de las personas vinculadas a nosotros respete cuidadosamente estas pautas. Cualquier duda que pueda surgir sobre la interpretación de este CGC, debes consultársela al Órgano de Control.

 

8       Cumplimiento normativo y comportamiento ético

 

Las personas vinculadas a OASYS deben conocer y cumplir tanto la normativa vigente (leyes, reglamentos, circulares de los organismos reguladores, supervisores y autorreguladores) como la normativa interna de OASYS que sea aplicable a su actividad y/o relación profesional/empresarial.

Debes comunicar cualquier duda, sospecha e incidencia que pueda suponer un quebranto ético o normativo al Órgano de Control a través del mecanismo de denuncias definido en el presente CGC.

Igualmente, si resultas investigado, inculpado o acusado en un procedimiento judicial penal, debes informar al Órgano de Control esta situación tan pronto tengas conocimiento formal de ello.

 

9       Responsabilidad

 

Los profesionales de OASYS deben desempeñar sus funciones de forma diligente, eficiente y enfocada a ofrecer un servicio de calidad.

Debes realizar tus funciones profesionales con rigor y prudencia, tomando decisiones en el ámbito de tus responsabilidades y respetando las normas, protocolos y principios éticos de OASYS. A la hora de desempeñar tu actividad profesional debes, sin perjuicio de dicha regla general:

• Escuchar al resto de tus compañeros, manteniéndoles al día en todas las decisiones y escuchando todas sus opiniones a la hora de tomar una decisión importante.
• Alcanzar la formación necesaria para poder llevar a cabo tus funciones, de la misma forma que debes formar a tus colaboradores y fomentar su participación en los proyectos de OASYS.
• Comunicar cualquier hecho relevante que creas que pueda tener alguna consecuencia negativa para OASYS.

 

10     Compromiso y no competencia con OASYS

 

Es obligación de todos los profesionales de OASYS actuar de forma leal, objetiva, honrada y alineada con los intereses de OASYS, utilizando todos los medios puestos a su disposición y evitando actuaciones que puedan causarle un perjuicio de cualquier tipo, ya sea económico o reputacional.

Debes dar prioridad al ejercicio de las funciones inherentes a tu puesto y abstenerte de prestar servicios profesionales a otras entidades o empresas competidoras, retribuidos o no, sin autorización expresa.

Igualmente, debes abstenerte de utilizar en beneficio propio oportunidades de negocio que sean de interés de OASYS, así como de revelar cualquier información que pueda ser calificada como un secreto de empresa e información confidencial y/o restringida.

 

 

Pautas de conducta con OASYS

 

11      Conflictos de interés

 

Debes abstenerse de actuar cuando exista una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia que pueda afectar a tu objetividad y al interés de OASYS. Tampoco puedes ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomar decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés. Si te encuentras o crees que puedes encontrarte en una situación de conflicto,  debes informar a tu superior jerárquico y al Órgano de Control.

 

12     Regalos y obsequios

 

Ningún profesional relacionado con OASYS puede aceptar o solicitar cualquier tipo de regalo, obsequio o retribución en relación con su actividad profesional por parte de algún cliente, proveedor, intermediario o cualquier otro tercero. Como excepción a esta regla general, los profesionales pueden aceptar:

• Regalos u obsequios de escaso valor económico o simbólico.
• Un obsequio de carácter promocional o propagandístico.
• Detalles de cortesía o atenciones ocasionales en los negocios, siempre que tengan un valor razonable.

Estas limitaciones se aplican también a cualquier persona vinculada al profesional o interpuesta por el mismo.

Por lo tanto, no debes aceptar regalos, obsequios, servicios, bienes, entradas para espectáculos o eventos deportivos, viajes y/o descuentos, o cualquier otra cosa de valor. Nunca debes aceptar dinero o equivalentes (tarjetas regalo). La asistencia a seminarios o a cualquier otra actividad formativa, así como a desayunos o almuerzos profesionales, no tendrán la consideración de regalo u obsequio, a no ser que el coste, lugar o el contexto resulte desproporcionado a su finalidad.

Cuando tengas dudas de lo que es aceptable, debes declinar la oferta y, en todo caso, consultar a tu superior jerárquico o al Órgano de Control.

 

13     Transparencia en la información

 

OASYS informará de forma veraz, adecuada y congruente sobre su actuación, siendo la transparencia en la información uno de sus principios fundamentales.

La información deberá reflejar la totalidad de las transacciones, hechos y demás eventos en los que participa OASYS. La información económica-financiera de OASYS, en especial las cuentas anuales, reflejarán fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial.

Ningún profesional relacionado con OASYS debe ocultar o distorsionar la información en los registros e informes contables de OASYS. Debes desarrollar tu actividad profesional contabilizando, registrando y documentado todas las operaciones, ingresos y gastos sin omitir, ocultar o alterar ningún dato o información. Igualmente, debes desarrollar tus funciones de forma que OASYS cumpla adecuadamente sus obligaciones tributarias, evitando cualquier práctica que suponga una ilícita elusión del pago de tributos.

 

14     Uso de los sistemas informáticos

 

Debes conocer y cumplir estrictamente con las normas establecidas en OASYS en relación a:

• Los usos permitidos y prohibidos de Internet y correo electrónico.
• Las pautas para el control y la monitorización de tales herramientas.
• El uso de dispositivos personales y corporativos por parte de los empleados.
• Los aspectos relacionados con la imagen corporativa, redes sociales o mensajería instantánea.
• El tratamiento de datos personales conforme a la RGPD.

 

15     Confidencialidad y protección de datos

 

Con carácter general, los profesionales de OASYS deben guardar secreto respecto a los datos o información no públicos que conozcan en el desempeño de su actividad profesional, ya se refieran a clientes, a OASYS, a otros empleados o directivos o a cualquier otro tercero.

Esos datos o información serán tratados como confidenciales, por lo que debes utilizarlos exclusivamente para fines profesionales, es decir, si tienes acceso a información confidencial debes respetar la obligación de secreto con el resto de miembros del personal, cuyo trabajo no requiera de la mencionada información.

OASYS pone al alcance de todos sus profesionales los medios de seguridad suficientes para garantizar el tratamiento confidencial de los datos, de forma que deberás adoptar las medidas necesarias para recabar, almacenar y acceder a los mismos sin que exista ningún riesgo interno o externo de acceso no consentido, manipulación o destrucción, tanto intencionada como accidental.

Todas las comunicaciones (vía correo postal, correo electrónico, etc.) emitidas por cualquier profesional de OASYS, sólo podrán dirigirse a su destinatario final, no pudiendo dirigirse a terceros salvo autorización expresa del destinatario.

Si se da el caso o tienes indicios de que cualquier dato o información confidencial se esté cediendo a terceros o se está haciendo un uso privado de la misma, deberás comunicarlo inmediatamente al Órgano de Control.

En caso de cese de la relación laboral con OASYS, debes devolver toda la información confidencial, incluyendo los documentos y medios o dispositivos de almacenamiento, incluyendo el terminal informático. La obligación de confidencialidad persiste una vez terminada la relación profesional con OASYS.

 

16     Propiedad intelectual e industrial

 

Todos los profesionales de OASYS deben respetar sus derechos de propiedad intelectual e industrial en relación con los proyectos, programas, sistemas informáticos, cursos, know-how, etc., así como la información de los clientes, del negocio o de las operaciones que sólo debe utilizarse en beneficio de OASYS.

Igualmente, todo el resultado de tu trabajo profesional pertenece a OASYS y, por tanto, todo el trabajo, ideas, productos, etc., es propiedad de OASYS, salvo que de forma contractual se indique lo contrario.

No debes utilizar el nombre, imagen, logo o marca de OASYS para otra actividad que no tenga que ver con tu actividad profesional relacionada con la misma.

Debes respetar también los derechos de propiedad intelectual e industrial de productos y servicios de terceros ajenos a OASYS.

 

 

Pautas de conducta con terceros

 

17     Prevención de la corrupción

 

OASYS está totalmente en contra de cualquier acto de corrupción, soborno o tráfico de influencias.

No debes, por lo tanto, ofrecer, prometer o entregar, directa o indirectamente, cualquier regalo, retribución o beneficio de cualquier clase a una autoridad o funcionario público con la finalidad de obtener un beneficio ilícito o no justificado. En el mismo sentido, no debes recibir, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, un beneficio o ventaja no justificado como contraprestación para favorecer indebidamente a otro en cualquier operación relacionada con OASYS.

Debes rechazar y poner en conocimiento del Órgano de Control, por un lado, cualquier solicitud por un tercero de pagos, comisiones, regalos o retribuciones y, por otro lado, si tienes conocimiento de que algún profesional de OASYS haya solicitado, recibido, aceptado, entregado o prometido cualquier ventaja no justificada o ilícita.

 

18     Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo

 

Debes comprobar la identidad del cliente, su actividad profesional o económica y el origen de los fondos, así como respetar y velar por el cumplimiento de la normativa relativa a la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, además de los procedimientos internos de OASYS aplicables en la materia.

Ante cualquier operación sospechosa o con indicios de ilegalidad, comunícalo inmediatamente al Órgano de Control a través del canal de denuncias que describimos en el CGC.

 

19     Relaciones con clientes

 

OASYS está comprometida a ofrecer un servicio de calidad a los clientes en el que se les proporcione información clara y sencilla, en consonancia con el principio de transparencia que rige en OASYS. En los contratos con los clientes se les informará de cualquier aspecto del mismo, asegurando una redacción que facilite su comprensión.

Debes conocer a tu cliente, proporcionándole información clara sobre los servicios que contrata, evitando cualquier conducta en la publicidad, comercialización y venta que pueda suponer engaño o falta de información relevante.

OASYS se compromete a garantizar la confidencialidad de sus clientes, limitando su uso al estrictamente profesional y comprometiéndose a no revelarlos a terceros.

Igualmente, debes tener especial precaución para evitar la revelación de sus datos a terceros, incluso a tus compañeros de OASYS.

No debes actuar en un negocio con un cliente en el que puedas tener cualquier conflicto de interés, ya sea de forma directa o indirecta. Tampoco debes aceptar ninguna remuneración procedente de clientes por los servicios realizados como profesional de OASYS.

 

20    Relaciones con proveedores

 

OASYS busca ser totalmente objetiva e imparcial en la selección y contratación de proveedores.

Debes evitar cualquier influencia o conflicto de interés en la contratación de proveedores o terceros ajenos a OASYS. No puedes recibir ninguna remuneración o algún beneficio procedente de proveedores o terceros que puedan influir en tu objetividad e imparcialidad en su contratación.

Debes garantizar la confidencialidad de los datos de los proveedores y no debes cederlos a terceros sin autorización expresa.

 

21     Colaboración con la Justicia

 

OASYS tiene una clara cultura de cumplimiento que lleva aparejada la colaboración con las autoridades cuando se le requiera.

Debes, por tanto, contestar a cualquier requerimiento de información que recibas por los órganos judiciales, Administraciones Públicas o de cualquier otro organismo público que tenga legalmente facultades para hacerlo.

 

 

Comunicación al Órgano de Control

 

22    Obligación de comunicación

 

Toda persona vinculada con OASYS (trabajadores, directivos, administradores, clientes, terceros colaboradores o proveedores, etc.) que tenga conocimiento de la comisión de un acto presuntamente ilícito o de un incumplimiento de este CGC y de cualquier otro código o manual de cumplimiento normativo, debe comunicarlo inmediatamente al Órgano de Control.

Además, y como hemos dicho anteriormente, el presente CGC no contempla todas las situaciones que pueden darse en la práctica sino que otorga unas pautas de conducta generales, de forma que, en caso de duda, debes consultar al Órgano de Control sobre cómo proceder.

Por todo ello, OASYS ha diseñado un canal de comunicación con el Órgano de Control para una mejor organización y gestión en el control.  Un canal de comunicaciones operativo para que se pueda informar de cualquier incidencia o incumplimiento normativo relevante, así como para que se puedan comunicar aquellas conductas que pudieran ser constitutivas de delitos o de incumplimiento de las exigencias del propio CGC o del Modelo de Prevención de delitos, cuya dirección de correo electrónico es legal@zemsania.com.

Es tu obligación usar el canal con buena fe, no lo utilices para conseguir fines personales.

 

23    Garantías del denunciante

 

OASYS protegerá la confidencialidad del comunicante o denunciante.

OASYS asume el compromiso de eludir y proteger de represalias al denunciante de actividades irregulares, siempre que existan indicios mínimos de buena fe en la utilización del canal. Se deberán respetar los mecanismos de evitación de conflictos de interés respecto de los gestores internos del canal y del Órgano de Control del Modelo de Prevención penal de OASYS.

 

24    Tramitación de las denuncias

 

Para su correcta tramitación, se mantendrá un registro de todas las denuncias que se reciban por parte del gestor del canal. Dicho registro respetará las exigencias de la normativa relativa a la protección de datos, así como la garantía de confidencialidad.

Una vez recibida una denuncia, se evaluará la importancia, gravedad y tipología de la misma. A su vez, se deberá comunicar la tramitación al denunciante pudiendo solicitarle información adicional, siempre con el máximo de garantías de confidencialidad.

Una vez obtenidos los datos básicos del análisis y evidencias preliminares, se procede a archivar la denuncia (si no existe indicio alguno de su veracidad o relevancia) o proceder a su investigación, asignando un número de expediente a la citada denuncia. La investigación deberá realizarse respetando los principios constitucionales básicos.

Finalmente, a cada denuncia incoada corresponde la adopción de una resolución cuyo contenido y motivación fundamentada consta en un informe personalizado e individualizado con su número de expediente de referencia.

 

25    Sistema disciplinario

 

Una vez adoptada la resolución sobre la denuncia e investigación correspondiente, se aplican, si son procedentes, las medidas disciplinarias previstas en el Modelo de Prevención penal de OASYS, sin perjuicio de poder iniciar las acciones legales que se consideren oportunas para la protección de OASYS.

 

26    Cultura ética y cultura de compliance

 

El presente CGC conforma los estándares y parámetros éticos de conducta a desarrollar en el seno de OASYS. Su observancia aportará fortaleza y consistencia al fomento de un entorno eficaz de cumplimiento normativo. Así pues, su implementación, comunicación y aplicación guardan relación directa con el compromiso asumido por OASYS para la concienciación de los compromisos y responsabilidades en materia de compliance.